Aνάπτυξη του τομέα Υπηρεσιών διαχείρισης εκτυπώσεων (Managed Print Services) οδηγεί σε 50% μείωση του κόστους εκτύπωσης σύμφωνα με μελέτη του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών η οποία παρουσιάστηκε χθες στην Αίγλη Ζαππείου από την Digimark σε συνεργασία με την Hewlett Packard στις 8 Ιουνίου 2010.

Σημαντική μείωση του εκτυπωτικού κόστους που αντιμετωπίζουν επιχειρήσεις κι οργανισμοί μπορούν να προσφέρουν οι υπηρεσίες διαχείρισης εκτυπώσεων (Managed Print Services -MPS), σύμφωνα με μελέτη του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών. Η μελέτη πραγματοποιήθηκε από τον κ. Γιώργο Γιαγλή, Aναπληρωτή Kαθηγητή του Τμήματος Διοικητικής Επιστήμης και Τεχνολογίας του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών (ΟΠΑ).

Oι υπηρεσίες διαχείρισης εκτυπώσεων (ΜPS) ήδη εφαρμόζονται με επιτυχία τόσο διεθνώς όσο και σε ελληνικές επιχειρήσεις, οι οποίες χρησιμοποιώντας τις υπηρεσίες αυτές κατάφεραν όχι μόνο άμεση εξοικονόμηση εκτυπωτικού κόστους αλλά και μετάβαση σε ένα πλήρως διαφανές και ελεγχόμενο περιβάλλον διαχείρισης του κόστους αυτού.

Σύμφωνα με τη μελέτη, η αποτελεσματική διαχείριση των εκτυπώσεων μπορεί να μειώσει το συνολικό κόστος κατά 10%-30%, ποσοστό που αντιστοιχεί σε εξοικονόμηση έως και 2% επί του συνολικού κύκλου εργασιών των επιχειρήσεων. Είναι γεγονός, ότι η μέση επιχείρηση δαπανά ετησίως περισσότερο από το 6% του κύκλου εργασιών της σε κόστη εκτυπώσεων. Τα κόστη αυτά μπορούν να φτάσουν ακόμα και το 15% επί του κύκλου εργασιών σε κλάδους με υψηλές εκτυπωτικές ανάγκες, όπως για παράδειγμα οι διαφημιστικές και νομικές υπηρεσίες.

«Σε περιόδους οικονομικής ύφεσης είναι περισσότερο αναγκαία από ποτέ η εκλογίκευση των δαπανών εκτύπωσης και η εξοικονόμηση κόστους σε κάθε επιχειρησιακό περιβάλλον. Οι υπηρεσίες ΜPS είναι μια σημαντική ευκαιρία για κάθε επιχείρηση για άμεση και δραστική μείωση της εκτυπωτικής δαπάνης» αναφέρει χαρακτηριστικά ο κα. Χαρίτα Φραγκούλη, Channel Development Manager για το κανάλι συνεργατών Imaging & Printing της Hewlett-Packard Hellas.

Ακόμα σημαντικότερο είναι το γεγονός ότι 9 στις 10 επιχειρήσεις δε γνωρίζουν το συνολικό κόστος των εκτυπώσεων που παράγουν, καθώς στην πλειοψηφία των περιπτώσεων οι επιχειρήσεις δεν έχουν εγκατεστημένα συστήματα (πληροφορικής ή επιχειρηματικών διαδικασιών) τα οποία να τους επιτρέπουν να παρακολουθούν το συνολικό κόστος των εκτυπώσεών τους.

«Η απουσία επαρκούς ελέγχου ως προς τη χρήση και τη λειτουργία του εκτυπωτικού στόλου μειώνει την αποτελεσματικότητα και αυξάνει το συνολικό κόστος για κάθε επιχείρηση, ενώ η απουσία διαδικασιών διαχείρισης εκτυπώσεων συμβάλλουν σημαντικά στην ακόμη μεγαλύτερη αύξηση του κόστους.» αναφέρει ο κ. ο κ. Χρήστος Παπαντωνίου, Διευθύνων Σύμβουλος της Digimark SA, HP Preferred Partner και Office Printing Solution Specialist.

Σε ότι αφορά τη συντήρηση των μηχανημάτων και την ανατροφοδότησή τους με αναλώσιμα υλικά, επιβαρύνεται σημαντικά το κόστος προμηθειών και το κόστος τήρησης αποθέματος. Σύμφωνα με τη μελέτη, πολλά μηχανήματα παραγωγής εγγράφων παραμένουν αδρανή ή αχρησιμοποίητα, ο αριθμός των μηχανημάτων ανά χρήστη (printers per user) είναι αδικαιολόγητα υψηλός, οι εκτυπούμενες σελίδες ανά χρήστη (pages per user) το ίδιο, ενώ απουσιάζουν πολιτικές διαχείρισης εκτυπώσεων (π.χ. εκτυπώσεις διπλής όψης, μονόχρωμες/πρόχειρες εκτυπώσεις), οι οποίες θα μπορούσαν να μειώσουν σημαντικά τα συνολικά κόστη. Σύμφωνα με τη διεθνή εμπειρία, μόνο 1 στις 4 επιχειρήσεις έχει εξετάσει πιθανές λύσεις για την αντιμετώπιση του προβλήματος.

Πέρα από τα εμφανή κόστη (απόκτηση μηχανημάτων, λειτουργία, αναλώσιμα), υπάρχουν ακόμη περισσότερα κρυμμένα κόστη (εγκατάσταση, ενημερώσεις, συντήρηση, λογισμικό, κ.ά.) τα οποία μάλιστα αποτελούν το 90% του συνολικού κόστους χρήσης των συστημάτων εκτύπωσης μίας επιχείρησης. Το αποτέλεσμα είναι αυξημένο κόστος και μειωμένη αποτελεσματικότητα, ενώ υπάρχει και θέμα με την ασφάλεια των εγγράφων.

Managed Print Services (MPS) (Υπηρεσίες Διαχείρισης Εκτυπώσεων)

Η απάντηση στο πρόβλημα είναι η αποτελεσματκή διαχείριση των εκτυπώσεων, έναν ρόλο που μπορούν να αναλάβουν τα Managed Print Services (MPS). Πρόκειται για υπηρεσίες που προσφέρονται από κατασκευαστές εκτυπωτών και έχουν σχεδιαστεί για να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις στη διαχείριση των εκτυπώσεών τους, έτσι ώστε να ελαχιστοποιήσουν τις δαπάνες που συνδέονται με αυτές. Στην πράξη, οι υπηρεσίες αυτές προσφέρονται με τη μορφή μακροπρόθεσμων συμβολαίων (συνήθους διάρκειας 3-5 ετών) με τα οποία ο πάροχος των υπηρεσιών αναλαμβάνει να ορθολογικοποιήσει τον εκτυπωτικό στόλο του πελάτη και να παρέχει σε αυτόν μια σειρά από εργαλεία ενεργούς διαχείρισης του στόλου και του κόστους λειτουργίας και συντήρησής του.

Βασικό συστατικό για την επιτυχή εφαρμογή των Managed Print Services είναι η αλλαγή της φιλοσοφίας της επιχείρησης και η μετάβαση από ένα μη ελεγχόμενο σε ένα ενεργά διαχειριζόμενο περιβάλλον, όπου οι εκτυπώσεις θα αποτελούν ένα ολοκληρωμένο σύστημα μηχανημάτων και λογισμικού, άκρως διαχειρίσιμο και αξιοποιήσιμο από όλες τις βαθμίδες χρηστών της επιχείρησης.

Τα οφέλη της εφαρμογής των MPS είναι πολλά και σημαντικά:

«Ο σημερινός τρόπος (μη) διαχείρισης των εκτυπώσεων των επιχειρήσεων οδηγεί σε αδικαιολόγητα έξοδα, που πολλές φορές υπερβαίνουν το 2% του κύκλου εργασιών μιας επιχείρησης. Οι λύσεις MPS προσφέρουν άμεση εξοικονόμηση εκτυπωτικού κόστους και μετάβαση σε ένα πλήρως διαφανές και ελεγχόμενο περιβάλλον διαχείρισης του κόστους αυτού. Η εξοικονόμηση των δαπανών με τη χρήση τέτοιων υπηρεσιών μπορεί να ξεπεράσει το 30%. Ειδικά σε συνθήκες κρίσης και ύφεσης, λίγες επιχειρήσεις έχουν την πολυτέλεια να μπορούν να αγνοήσουν μια τέτοια ευκαιρία» σημείωσε ο αναπληρωτής καθηγητής κ. Γ. Γιαγλής που ήταν και ο επιστημονικός υπεύθυνος της έρευνας.

Στην Ελλάδα, αρκετές εταιρείες έχουν αρχίσει να απολαμβάνουν τα οφέλη των MPS.

«Ο εξορθολογισμός των εκτυπωτικών διαδικασιών με την εφαρμογή συστημάτων Managed Print Services, έχει ήδη ξεκινήσει να απασχολεί και τις ελληνικές επιχειρήσεις, οι οποίες θα αρχίσουν μέσα στο επόμενο διάστημα να αναζητούν τρόπους για την εξοικονόμηση πόρων και κόστους. Σημαντικό ρόλο όμως στη σωστή καταγραφή των προβλημάτων και την επίλυσή τους θα παίξει η επιλογή στρατηγικού συνεργάτη, ο οποίος θα διαθέτει την ανάλογη εμπειρία και τεχνική γνώση που θα του επιτρέπει να αφουγκραστεί τις ανάγκες της εταιρείας και να σχεδιάσει τη βέλτιστη δυνατή λύση για το μέγιστο δυνατό αποτέλεσμα. Η Digimark Α.Ε. Gold Certified Partner της Hewlett Packard, διαβλέποντας αυτή τη στροφή των ελληνικών επιχειρήσεων στην παροχή υπηρεσιών MPS, έχει επενδύσει σημαντικά στην ανάπτυξη υπηρεσιών MPS. Διαθέτοντας σημαντική εμπειρία στο σχεδιασμό και στην υλοποίηση σημαντικών έργων σε μεγάλες και μεσαίες ελληνικές επιχειρήσεις, προσφέρει ανταγωνιστικές λύσεις και υπηρεσίες πολύτιμες για κάθε εταιρεία.» αναφέρει χαρακτηριστικά ο κ. Χρήστος Παπαντωνίου.